Tout est réservé, les invitations sont parties, le menu est choisi. Il reste deux jours, et c'est souvent là que les petits oublis apparaissent. Voici la liste que nous conseillons de suivre, à adapter à votre événement.
Deux jours avant : tout confirmer par écrit
- Le nombre définitif d'invités. La plupart des lieux le demandent 48 à 72 heures avant, et c'est ce chiffre qui sera facturé.
- Les horaires : arrivée des invités, service du repas, gâteau, fin de soirée, heure à laquelle l'espace doit être libéré.
- Le menu final, avec les régimes particuliers : végétariens, allergies, enfants.
- Les livraisons : fleuriste, pâtissier, décorateur, sono. À quelle heure peuvent-ils entrer, et par quelle porte ?
- Le solde : montant restant, mode de paiement, moment du règlement.
Un message récapitulatif au responsable du lieu, avec sa réponse écrite, vaut mieux que dix appels.
La veille : préparer ce qui ne dépend que de vous
- Envoyez le plan de table au lieu, si vous en avez un.
- Notez sur une seule page les numéros du lieu, du traiteur, du DJ, du photographe et de la personne qui coordonne.
- Rassemblez ce que vous apportez : décoration, cadeaux, livre d'or, bougies, marque-places. Rangez tout dans des cartons étiquetés.
- Regardez la météo si une partie se passe dehors, et confirmez le plan de repli.
- Rappelez aux invités l'adresse exacte, l'heure et le stationnement, en un message court.
Le jour J : le petit sac qui sauve la soirée
Glissez dans un sac un chargeur de téléphone, du ruban adhésif, des ciseaux, quelques épingles, un briquet pour les bougies, des pansements, de quoi soulager un mal de tête et un peu d'espèces pour les pourboires ou un taxi. Rien de tout cela ne coûte cher, et chacun de ces objets a déjà sauvé une soirée.
Arriver avant tout le monde
Soyez sur place 45 minutes avant les premiers invités. Faites le tour avec le responsable : tables, éclairage, son, toilettes, vestiaire. C'est le moment de corriger un détail, pas une fois la salle pleine.
Le lendemain
Gardez une heure pour récupérer ce que vous avez apporté, vérifier la facture finale et remercier l'équipe du lieu. Un mot de remerciement fait toujours plaisir, et il vous ouvre les portes la prochaine fois.
